Tips voor het organiseren van een receptie
Organiseert u een receptie voor een bruiloft, jubileum, pensionering of opening? Dan wilt u daar natuurlijk een groot succes van maken. Dit lukt u door middel van een goede voorbereiding. Zodra u een datum heeft geprikt, begint het echte werk. Alleen hoe begint u hieraan? Waar moet u op letten? En hoe maakt u van uw receptie een groot succes? Wij geven u dé tips.
Voordat u begint met de organisatie zijn twee zaken van belang: het bepalen van het budget en het kiezen van een geschikte locatie.
Het budget bepalen
Alvorens u aan de vormgeving van de receptie begint, legt u het budget vast. Door u aan het budget te houden, vermijdt u een financiële tegenslag. Ook met een kleiner budget is het mogelijk om een stijlvolle, succesvolle receptie te organiseren. Een van onze eventmanagers kan u meer vertellen over de mogelijkheden.
Een geschikte locatie vinden
Naast het budget bepalen, dient u een geschikte locatie te vinden. Zonder locatie is het immers niet mogelijk om de receptie in te vullen. De locatie heeft veel invloed op de sfeer van uw receptie. Houd bij het kiezen van een locatie rekening met een aantal zaken, zoals de bereikbaarheid, parkeergelegenheid, de capaciteit van de ruimte, de toegankelijkheid van de ruimte en de voorzieningen. Zijn er bijvoorbeeld voldoende toiletten aanwezig? Of beschikt de ruimte over audiovisuele ondersteuning? Zodra u een locatie heeft gevonden, kan het plannen van de receptie pas echt beginnen.
Tip 1. Zorg voor een sfeervolle decoratie
Met de juiste decoratie geeft u de locatie een sfeervolle uitstraling die perfect bij uw receptie past. Denk goed na over de sfeer die u wilt uitdragen. Gaat u voor een romantische sfeer? Geeft u de voorkeur aan stoer? Of wilt u de locatie decoreren in een bepaald thema, zoals de fifties, flower power of de nineties? Met een passende decoratie maakt u uw receptie nog onvergetelijker. Bovendien kan de decoratie handig zijn om uw gasten te laten zien waar ze heen moeten. Zo kunt u bijvoorbeeld slingers ophangen of versierde borden plaatsen. Het maakt niet uit wat u kiest; de details maken het verschil. Wij geven u alvast wat ideetjes:
De verlichting is ook een onderdeel van de decoratie. Zorg ervoor dat deze sfeervol is en vermijd felle TL-verlichting.
Breng uw gasten samen door middel van een aantal gezellige zithoeken.
Bekleed de wanden met opvallende informatieborden, posters of doeken.
Bloemen zorgen altijd voor meer sfeer. Plaats dan ook kleine boeketjes op de (sta)tafels.
Verras uw gasten met een act, zoals een grappig typetje of wat dacht u van een photobooth? Dit zorgt gegarandeerd voor heel veel lol.
Bij Evenses kunt u diverse grappige typetjes huren, zoals Mimespeler Valentino, Diva Hollie, een doldwaze serveerster of Lakei Louie.
Tip 2. Een warme ontvangst
Een succesvolle receptie begint al bij de ontvangst. Dit moment is sfeerbepalend voor de rest van de dag. Het is dan ook belangrijk dat uw gasten een warme ontvangst krijgen bij de deur. Met een of meerdere hostessen bij de ingang kan het humeur van uw gasten niet meer stuk. Een vriendelijke hostess geeft uw gasten een goed gevoel en kan uw gasten informeren. Zo kan zij uw gasten vertellen waar de garderobe is, in welke ruimte de receptie is en waar ze drankjes kunnen halen.
Tip 3. Een onvergetelijk aandenken
Natuurlijk wilt u dat uw receptie onvergetelijk wordt voor u en uw gasten. Een gastenboek komt prima van pas, maar een nog leukere herinnering van uw receptie is een videogastenboek. Hiermee kan iedere gast een persoonlijk, kort en grappig filmpje maken om u te feliciteren. De filmpjes kunt u jaren later nog terugkijken. Of wat dacht u ervan om uw gasten een leuk aandenken te geven van uw feest? Dit kan met behulp van een fotohokje waarbij iedere gast een grappige foto kan laten afdrukken en bewaren. Een andere, zeer originele, optie is gepersonaliseerde fotomagneten. Deze vormen een perfect aandenken van uw feest.
Tip 4. Een smaakvolle catering
De catering kan een feest maken of breken. Uw gasten willen allemaal wat eten en drinken. U kunt hierbij denken aan een walking dinner, maar ook aan iets originelers. Bij Evenses kunt u uw catering boeken en niets is te gek. Wat dacht u bijvoorbeeld van een vrolijk gekleurde cocktailbar, een 3D-snoepprinter, een ijsbar of een oer-Hollandse poffertjeskraam? Neem gerust eens contact op met een van onze medewerkers om de opties te bespreken. Zij zorgen ervoor dat uw receptie geheel naar uw wens wordt geregeld.
Tip 5. Indrukwekkend entertainment
Muziek en entertainment speelt een belangrijke rol op uw receptie. Het slagen van een feest valt of staat met de band, DJ of zanger(es). Evenses werkt met professionele artiesten die diverse soorten optredens kunnen verzorgen. Voordat u een artiest of band kiest, is het belangrijk om goed na te denken welke genre muziek u op uw receptie wilt. Geeft u de voorkeur aan rustige achtergrondmuziek? Wilt u feestmuziek? Kiest u voor een vrolijke latin band? Of wilt u een muzikant boeken die instrumentele muziek verzorgt? Alles is mogelijk. Bekijk het aanbod op onze muziekpagina en boek een band, zanger(es) of DJ die aan uw muziekwensen voldoet.
De voetjes van de vloer
Als u uw receptie nog grootser wilt aanpakken, kunt u denken aan een LED verlichte dansvloer. Dit is de perfecte accessoire om uw gasten aan te sporen tot dansen. Ze zullen gegarandeerd met hun voetjes van de vloer gaan.
De LED verlichte dansvloeren zijn verkrijgbaar in verschillende modellen. Zo heeft u onder meer de keuze uit een verlichte discovloer, een verlichte dansvloer met patronen, een verlichte dansvloer met pixels en nog veel meer. Het is zelfs mogelijk om zelf een patroon te kiezen, zoals uw namen of uw bedrijfslogo.
Weet u niet waar u de tijd vandaan moet halen om een receptie te organiseren? Of weet u niet goed hoe u de organisatie aan moet pakken? Dan staan wij voor u klaar. Bij Evenses kunt u een arrangement boeken, zoals een bedrijfspakket of een bruiloftspakket. Hiermee wordt uw receptie of feest in een keer geregeld door een ervaren eventmanager. Meer weten over de mogelijkheden die Evenses u biedt? Neem dan gerust eens contact met ons op. Wij informeren u graag. U kunt ons telefonisch of per e-mail bereiken. Of stel uw vraag aan de chatmedewerker op onze website.
