Maak een succes van uw receptie

Receptie organiseren.jpg

Tips voor het organiseren van een receptie

Organiseert u een receptie voor een bruiloft, jubileum, pensionering of opening? Dan wilt u daar natuurlijk een groot succes van maken. Dit lukt u door middel van een goede voorbereiding. Zodra u een datum heeft geprikt, begint het echte werk. Alleen hoe begint u hieraan? Waar moet u op letten? En hoe maakt u van uw receptie een groot succes? Wij geven u dé tips.

Voordat u begint met de organisatie zijn twee zaken van belang: het bepalen van het budget en het kiezen van een geschikte locatie.

Het budget bepalen

Alvorens u aan de vormgeving van de receptie begint, legt u het budget vast. Door u aan het budget te houden, vermijdt u een financiële tegenslag. Ook met een kleiner budget is het mogelijk om een stijlvolle, succesvolle receptie te organiseren. Een van onze eventmanagers kan u meer vertellen over de mogelijkheden.

Een geschikte locatie vinden

Naast het budget bepalen, dient u een geschikte locatie te vinden. Zonder locatie is het immers niet mogelijk om de receptie in te vullen. De locatie heeft veel invloed op de sfeer van uw receptie. Houd bij het kiezen van een locatie rekening met een aantal zaken, zoals de bereikbaarheid, parkeergelegenheid, de capaciteit van de ruimte, de toegankelijkheid van de ruimte en de voorzieningen. Zijn er bijvoorbeeld voldoende toiletten aanwezig? Of beschikt de ruimte over audiovisuele ondersteuning? Zodra u een locatie heeft gevonden, kan het plannen van de receptie pas echt beginnen.

Tip 1. Zorg voor een sfeervolle decoratie

Met de juiste decoratie geeft u de locatie een sfeervolle uitstraling die perfect bij uw receptie past. Denk goed na over de sfeer die u wilt uitdragen. Gaat u voor een romantische sfeer? Geeft u de voorkeur aan stoer? Of wilt u de locatie decoreren in een bepaald thema, zoals de fifties, flower power of de nineties? Met een passende decoratie maakt u uw receptie nog onvergetelijker. Bovendien kan de decoratie handig zijn om uw gasten te laten zien waar ze heen moeten. Zo kunt u bijvoorbeeld slingers ophangen of versierde borden plaatsen. Het maakt niet uit wat u kiest; de details maken het verschil. Wij geven u alvast wat ideetjes:

De verlichting is ook een onderdeel van de decoratie. Zorg ervoor dat deze sfeervol is en vermijd felle TL-verlichting.

Breng uw gasten samen door middel van een aantal gezellige zithoeken.

Bekleed de wanden met opvallende informatieborden, posters of doeken.

Bloemen zorgen altijd voor meer sfeer. Plaats dan ook kleine boeketjes op de (sta)tafels.

Verras uw gasten met een act, zoals een grappig typetje of wat dacht u van een photobooth? Dit zorgt gegarandeerd voor heel veel lol.

Bij Evenses kunt u diverse grappige typetjes huren, zoals Mimespeler Valentino, Diva Hollie, een doldwaze serveerster of Lakei Louie.

Tip 2. Een warme ontvangst

Een succesvolle receptie begint al bij de ontvangst. Dit moment is sfeerbepalend voor de rest van de dag. Het is dan ook belangrijk dat uw gasten een warme ontvangst krijgen bij de deur. Met een of meerdere hostessen bij de ingang kan het humeur van uw gasten niet meer stuk. Een vriendelijke hostess geeft uw gasten een goed gevoel en kan uw gasten informeren. Zo kan zij uw gasten vertellen waar de garderobe is, in welke ruimte de receptie is en waar ze drankjes kunnen halen.

Tip 3. Een onvergetelijk aandenken

Natuurlijk wilt u dat uw receptie onvergetelijk wordt voor u en uw gasten. Een gastenboek komt prima van pas, maar een nog leukere herinnering van uw receptie is een videogastenboek. Hiermee kan iedere gast een persoonlijk, kort en grappig filmpje maken om u te feliciteren. De filmpjes kunt u jaren later nog terugkijken. Of wat dacht u ervan om uw gasten een leuk aandenken te geven van uw feest? Dit kan met behulp van een fotohokje waarbij iedere gast een grappige foto kan laten afdrukken en bewaren. Een andere, zeer originele, optie is gepersonaliseerde fotomagneten. Deze vormen een perfect aandenken van uw feest.

Tip 4.  Een smaakvolle catering

De catering kan een feest maken of breken. Uw gasten willen allemaal wat eten en drinken. U kunt hierbij denken aan een walking dinner, maar ook aan iets originelers. Bij Evenses kunt u uw catering boeken en niets is te gek. Wat dacht u bijvoorbeeld van een vrolijk gekleurde cocktailbar, een 3D-snoepprinter, een ijsbar of een oer-Hollandse poffertjeskraam? Neem gerust eens contact op met een van onze medewerkers om de opties te bespreken. Zij zorgen ervoor dat uw receptie geheel naar uw wens wordt geregeld.

Tip 5. Indrukwekkend entertainment

Muziek en entertainment speelt een belangrijke rol op uw receptie. Het slagen van een feest valt of staat met de band, DJ of [zanger(es)](/solisten. Evenses werkt met professionele artiesten die diverse soorten optredens kunnen verzorgen. Voordat u een artiest of band kiest, is het belangrijk om goed na te denken welke genre muziek u op uw receptie wilt. Geeft u de voorkeur aan rustige achtergrondmuziek? Wilt u feestmuziek? Kiest u voor een vrolijke latin band? Of wilt u een muzikant boeken die instrumentele muziek verzorgt? Alles is mogelijk. Bekijk het aanbod op onze muziekpagina en boek een band, zanger(es) of DJ die aan uw muziekwensen voldoet.

De voetjes van de vloer

Als u uw receptie nog grootser wilt aanpakken, kunt u denken aan een LED verlichte dansvloer. Dit is de perfecte accessoire om uw gasten aan te sporen tot dansen. Ze zullen gegarandeerd met hun voetjes van de vloer gaan.

De LED verlichte dansvloeren zijn verkrijgbaar in verschillende modellen. Zo heeft u onder meer de keuze uit een verlichte discovloer, een verlichte dansvloer met patronen, een verlichte dansvloer met pixels en nog veel meer. Het is zelfs mogelijk om zelf een patroon te kiezen, zoals uw namen of uw bedrijfslogo.

Weet u niet waar u de tijd vandaan moet halen om een receptie te organiseren? Of weet u niet goed hoe u de organisatie aan moet pakken? Dan staan wij voor u klaar. Bij Evenses kunt u een arrangement boeken, zoals een bedrijfspakket of een bruiloftspakket. Hiermee wordt uw receptie of feest in een keer geregeld door een ervaren eventmanager. Meer weten over de mogelijkheden die Evenses u biedt? Neem dan gerust eens contact met ons op. Wij informeren u graag. U kunt ons telefonisch of per e-mail bereiken. Of stel uw vraag aan de chatmedewerker op onze website.



Wat zit inbegrepen bij de prijs?

Alles wat benodigd is voor een geslaagd optreden zit standaard inbegrepen. Dus de prijs is alles-inclusief en er zijn geen bijkomende kosten. Inbegrepen zijn:

  • Gescreend, professioneel entertainment

  • Niet goed - geld terug garantie

  • Reiskosten

  • BTW

  • Vervangend entertainment bij ziekte

  • Online wensenlijst

  • Persoonlijke eventmanager

  • 24/7 klantenservice

  • Op- en afbouw (indien nodig)

  • Licht en geluidstechniek (indien nodig)*

  • Overige benodigde apparatuur (indien nodig)

  • In overleg kan de techniek door Evenses of de band geregeld worden. Echter is dit niet altijd het geval.

Hoe komt de prijs tot stand?

De prijs is voornamelijk afhankelijk de volgende factoren:

  • De gewenste duur van het optreden
  • De reistijd en reiskosten
  • (eventueel) benodigde licht- en of geluidstechniek
  • Eventuele wachttijd en voorbereidingstijd
  • De groepsgrootte
  • Bekendheid van de act.

Uiteindelijk is ieder feest uniek. Daarom bespreken we graag uw wensen vooraf en kunnen we een passend voorstel op maat maken.

Hoe wordt de kwaliteit van het entertainment gegarandeerd?

Een speciaal opgeleid team doet vooraf de screening van ons entertainment. Hierbij kijken we naar:

  • ervaring,
  • opleiding,
  • prijs-kwaliteitsverhouding,
  • representativiteit,
  • originaliteit
  • betrouwbaarheid in het nakomen van afspraken.

Wat wij verder nog doen:

  • Alle acts worden vooraf bekeken middels demo's en live optredens.
  • Persoonlijke kennismaking voordat acts namens Evenses kunnen optreden
  • Ons entertainment heeft ook een online portal waarin ze alle informatie en wensen van uw boeking ten alle tijde kunnen inzien
  • Wij bellen en smsen voorafgaand de boeking nog met het entertainment voor een laatste controle
  • Wij werken enkel met entertainment waar we zelf achter staan en dat voldoet aan onze kwaliteitseisen. In alle andere gevallen komen ze niet op onze website.
  • Omdat we al bijna 15 jaar bestaan hebben we met vrijwel al ons entertainment een jarenlange, goede samenwerking
Hoe gaat een boeking precies in zijn werk?

Het is onze taak om u volledig te ontzorgen zodat u uiteindelijk een geslaagd feest heeft. Zo komt u tot een geslaagd feest:

  1. Kijk op onze website en kies het entertainment uit dat u leuk vindt. Lastig kiezen? Neem contact met ons team op en wij helpen u met het vinden van de juiste optie
  2. U ontvangt een vrijblijvend voorstel. Past het niet geheel bij uw wensen? Geef het aan, we proberen het dan aan te passen. Is het voorstel wel naar wens? Dan kan u aangeven dat u wenst te boeken.
  3. U kunt online uw wensen en overige gegevens doorgeven. Wij maken een overeenkomst en factuur. Dit kan online betaald en ondertekend worden. Wij zullen al het entertainment correct inplannen. Kort voor de boeking nemen we nog even contact op.
  4. We zijn er helemaal klaar voor. We gaan er een geslaagde gelegenheid van maken!
Hoe kan ik annuleren?

Wilt u onverhoopt annuleren? Neem contact met ons op, wij proberen het dan zo goed mogelijk op te lossen voor zowel u als het door u geboekte entertainment. In overleg komen we meestal tot de beste oplossing.

Dit is ons standaard annuleringsbeleid:
Nadat u uw boeking heeft bevestigd, heeft u 14 dagen bedenktijd. U kan dan, zonder opgave van reden, kosteloos annuleren. Dit geldt enkel voor boekingen die verder zijn dan 45 dagen op de dag van boeken.

Indien de bedenktijd is verlopen, of de boeking vindt binnen 45 dagen plaats, rekenen wij een annuleringsvergoeding. U kunt bij het plaatsen van een boeking de annuleringsbescherming afnemen voor 6,8% van het boekingsbedrag.

Annuleren zonder annuleringsbescherming:
20% tot 90 dagen of meer voor de boeking
40% tot 31 dagen voor de boeking
60% tot 14 dagen voor de boeking
80% tot 7 dagen voor de boeking
100% tot 0 dagen voor de boeking

Annuleren met annuleringsbescherming:
tot 90 dagen voor de boeking
20% tot 31 dagen voor de boeking
30% tot 14 dagen voor de boeking
40% tot 7 dagen voor de boeking
50% tot 0 dagen voor de boeking
+
Met flexibele annulering kan Opdrachtgever, mits de leverancier er akkoord mee is, kosteloos de boekingsdatum eenmalig verplaatsen.

Bij bekende artiesten houden wij de annuleringsvoorwaarden aan zoals ze bij deze partij gelden.

Hoe gaat de betaling in zijn werk?

U kunt via onze beveiligde online omgeving uw betaling uitvoeren. Wij gebruiken hiervoor de betaalprovider Mollie. U kunt kiezen uit alle gangbare betaalmethoden.

  • Ideal
  • Bankoverschrijving
  • Creditcard
  • Paypal
  • Apple pay
  • Sofort Banking
  • Bankcontact
  • KBC/CBC betaalknop
  • Belfius Pay Button

U kunt de volgende betaaltermijnen kiezen:

  • 100% aanbetaling vooraf
  • 50% bij plaatsing boeking, resterende 50% 14 dagen voor de boeking
    Enkel voor bedrijven:
  • 30 dagen na de boeking betalen (2,9% toeslag)
  • 60 dagen na de boeking betalen (6,8% toeslag)
Wat als mijn feest niet door kan gaan door Corona?

Wilt u graag entertainment boeken, maar weet u niet zeker of uw feestdatum door kan gaan? U kunt bij ons te allen tijde uw boeking gratis verplaatsen als uw feest door overheidsmaatregelen niet door kan gaan. Deze garantie bieden wij u geheel kosteloos aan!

Wat als het entertainment last-minute niet meer kan optreden?

Wij hebben altijd een backup-optie beschikbaar. Ons team is 24 uur per dag bereikbaar. Indien het door u geboekte entertainment vanwege overmacht niet meer kan komen optreden, zetten wij alles op alles om alsnog het optreden door te laten gaan. Omdat we zo een groot netwerk hebben slagen we hier eigenlijk altijd in.

Niet goed = geld terug
2000+ mogelijkheden
11.000+ feesten ervaring
9.5 uit 1000+ reviews
Ook een geslaagd feest?

Wij zijn er om ook jouw feest geweldig te maken.

Advice
Advies of hulp nodig?

Direct bereikbaar